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Gentili genitori, studenti e docenti

Il nostro istituto ha attivato i servizi della piattaforma G Suite for Education che verrà utilizzata per fornire supporto, attraverso le tecnologie di rete, all’attività didattica e alla circolazione di informazioni all’interno dell’amministrazione. Con la presente vi forniamo informazioni in merito al trattamento dei vostri dati personali che verranno effettuati nella piattaforma, ulteriori a quelle già fornite con le informative privacy ad inizio anno scolastico rivolte ad alunni e loro familiari (http://www.icscandura.edu.it/index.php/80-generale/667-privacy-informative-al-trattamento-2) e ai docenti (http://www.icscandura.edu.it/index.php/80-generale/667-privacy-informative-al-trattamento-2). A tali informative rimandiamo per tutte le altre informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali da parte della scuola, sulle modalità di esercizio dei tuoi diritti sanciti dal GDPR e sulle modalità dettagliate di contatto del titolare e del Responsabile Protezione Dati (RPD).

Secondo le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.Lgs 196/2003 modificato dal D.lgs 101/2018 il trattamento dei dati personali nell’uso della G suite sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti. I dati personali verranno trattati dal personale della scuola per la finalità di gestione dell’attività didattica-formativa e di valutazione; Gli strumenti telematici attivati potranno essere utilizzati anche per lo svolgimento di attività lavorativa amministrativa nella forma di lavoro agile. Si specifica che il conferimento dei dati richiesti ed il conseguente trattamento sono obbligatori perché necessari al perseguimento delle finalità istituzionali proprie della nostra amministrazione ed in presenza di specifiche disposizioni di legge che autorizzano li trattamento: l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione.

I Servizi principali di G Suite for Education ci sono forniti ai sensi del Contratto relativo a G Suite for Education (online) consultabile all’ indirizzo https://www.google.com/apps/intl/it/terms/education_terms.html) in cui:

Cliente: è l’istituto scolastico che ha attivato la G-Suite

Utente finale: sono i docenti e gli alunni che utilizzano la la G-Suite

La scuola ha provveduto ad accettare l’emendamento ai termini generali del contratto (DPA 2.1 o versione successiva) in modo da garantire il rispetto del Regolamento UE. In base a tale emendamento Google è stato individuato formalmente come Responsabile per i trattamenti operati sulla piattaforma (Art.4 – Comma 1 – Numero 8 - GDPR ).

Cosa è google for education

G Suite for Education consiste in una serie di strumenti per aumentare la produttività didattica forniti da Google, tra cui Gmail, Calendar, Documenti Google, Classroom e altri ancora, che sono utilizzati da decine di milioni di studenti in tutto il mondo. Gli studenti utilizzeranno i loro account G Suite per eseguire i compiti, comunicare con i loro insegnanti e apprendere le competenze di cittadinanza digitale del XXI secolo. I docenti utilizzeranno i loro account G Suite per svolgere la propria funzione formativa ed educativa anche in modalità remota.

L'informativa riportata di seguito risponde alle domande più comuni su come la scuola, tramite i servizi forniti da Google in qualità di responsabile del trattamento dei dati appositamente nominato dalla scuola, può o non può utilizzare le informazioni personali degli studenti e dei docenti.

Vi invitiamo a leggere con attenzione questo documento, comunicarci se avete altre domande ed eventualmente contattarci per ulteriori chiarimenti.

Utilizzo degli account google for education da parte degli alunni

La scuola mette a disposizione di ogni studente e docente un account G Suite for Education, separato e indipendente dal loro eventuale account google personale, tramite il quale studenti e docenti possono accedere e utilizzare i seguenti "Servizi principali" offerti da Google e descritti all'indirizzo https://gsuite.google.com/terms/user_features.html:

• Gmail (incluso Inbox by Gmail)
• Calendar
• Classroom
• Contatti
• Drive
• Documenti
• Moduli
• Gruppi
• Keep
• Fogli
• Sites
• Presentazioni
• Talk/Hangouts/meet
• Vault

Nell'Informativa sulla privacy di G Suite for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie per conto della scuola e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account G Suite for Education.È possibile consultare l'informativa online all'indirizzo https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html. Pur consigliando di leggere il suddetto documento nella sua interezza, forniamo di seguito le risposte ad alcune delle domandi più comuni.

Quali informazioni personali raccoglie la scuola tramite G suite for education?

Quando crea un account utente (docente o alunno), la scuola può fornire a Google determinate informazioni, tra cui, ad esempio, il nome, un indirizzo email e la password. Google può inoltre raccogliere informazioni personali direttamente dall’utente, ad esempio il numero di telefono per il recupero dell'account o una foto del profilo aggiunta all'account G Suite for Education.

Quando un utente utilizza i servizi di Google, quest'ultima raccoglie anche le informazioni basate sull'utilizzo di tali servizi, tra cui:

• informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
• informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell'utente;
• informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l'indirizzo IP, GPS e altri sensori;
• numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell'applicazione; infine
• cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.

In che modo Google utilizza queste informazioni per conto della scuola?

Nei Servizi principali di G Suite for Education, Google utilizza le informazioni personali degli utenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali. Nei servizi principali di G Suite for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting

Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?

No. Per gli utenti di G Suite Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account G Suite for Education) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l'utente ha eseguito l'accesso con un account G Suite for Education.

Gli utenti possono condividere informazioni con altre persone utilizzando l'account G Suite for Education?

Possiamo consentire agli utenti di accedere a servizi Google come Documenti Google e Google Sites, che includono funzioni in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google. In caso di un utilizzo errato da parte degli studenti, la scuola potrà intervenire per rimuovere la fonte di condivisione, ma tenete presente che essa non avrà alcun controllo su una duplicazione e divulgazione degli stessi al di fuori della piattaforma G suite. Qualora ravvisiate un utilizzo scorretto della piattaforma, perciò, vi invitiamo a contattare la scuola immediatamente affinché essa possa prendere le misure necessarie a limitare e contenere il problema.

L’utilizzo della G suite può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti?

Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

• Dietro consenso del genitore, del tutore o dell’alunno (se maggiore di 14 anni). Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano G Suite for Education, se ha il consenso dei genitori (per i minori). Questo avviene, ad esempio, qualora si volesse interfacciare l’account G suite dell’alunno con delle applicazioni esterne.
• Per l'elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell'informativa sulla privacy di G Suite for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.

Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

Quali sono le scelte a cui ho diritto come utente?

Puoi ottenere qualsiasi informazione relativa all'account G Suite for Education che ti riguarda rivolgendoti al seguente indirizzo mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. . Se desideri interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati tuo (se docente) o di tuo figlio (se genitore) puoi richiederci di utilizzare i comandi del servizio disponibili per limitare l'accesso a determinate funzioni o servizi oppure eliminare completamente l'account, qualora questo sia compatibile con l’offerta formativa della scuola. Gli utenti possono anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l'accesso all'account G Suite for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell'account.

A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?

Se hai domande su come utilizziamo gli account G Suite for Education di Google o su quali scelte hai a disposizione, rivolgiti all’indirizzo mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Per ulteriori informazioni su come Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali per fornirci i servizi, ti invitiamo a leggere G Suite for Education Privacy Center (indirizzo https://www.google.com/edu/trust/).